Правильный подход к оснащению huddle room

Правильный подход к оснащению huddle room

Что же все-таки такое huddle room?
Huddle-room - это небольшое закрытое помещение для совещаний, предназначенное для групп из 3–6 человек, Как правило, оборудованные системой видеоконференцсвязи. Huddle rooms идеально подходят для рабочих сессий и запланированных встреч, обеспечивая при этом эффективную альтернативу большому конференц-залу.

5 преимуществ хаддл-румов:
Компании разных размеров и из разных отраслей, коворкинг-пространства и университеты начали строить эти маленькие комнаты, чтобы небольшие команды могли более эффективно работать вместе. Huddle rooms, как правило, недороги в оснащении и требуют небольших площадей, Многие утверждают, что они являются самыми производительными комнатами в здании. Вот пять основных преимуществ организации хаддл-румов:

1. Не требуется бронирование
Многие организации предпочитают размещать huddle rooms без системы бронирования. Таким образом, у команд может быть место для рабочей встречи без необходимости отвлекаться на создание брони в системе.

2. Малоиспользуемые маленькие комнаты превращаются в эффективные пространства, как следствие экономят деньги.
Большинство небольших помещений для встреч и совещаний используются мало, поскольку им не хватает технологий для продуктивной работы. Чтобы помочь решить эту проблему, поставщики начали разрабатывать системы видеоконференцсвязи, оптимизированные для небольших пространств.
Таким образом, оборудование для них дешевле, чем для больших конференц-залов. Под них также можно оснастить помещения, которые слишком малы, чтобы служить любой другой цели.

3. Сохраняют большие конференц-залы для проведения больших встреч
Согласно статистике, 75% всех собраний в больших конференц-залах проводятся с участием трех-четырех человек, а остальные пустые стулья – просто трата пространства. Huddle rooms идеально подходят для небольших команд.
Размер Huddle room накладывает ограничения на количество участников, так что в собраниях и встречах участвуют те, кто точно должны там быть. Вспомните, как проходят ваши совещания с большим количеством участников в конференц-залах. Уверены, что их эффективность явно ниже, чем у встреч с 3-4 участниками.

4. Идеально подходят для удаленных членов команды
Huddle rooms дают удаленным работникам возможность общаться друг с другом почти, как при личной встрече. Они позволяют быстро обсудить вопросы в течение дня. Традиционные конференц-залы отлично подходят для размещения больших групп, видео обычно захватывает всех присутствующих в комнате, в то время как хаддл-румы  имеют идеальные размеры, чтобы почувствовать свое почти реальное присутствие на встрече. Регулярное использование видеосвязи позволяет удаленным командам чувствовать себя менее удаленными:)

5. Недорогое оборудование
Меньшее количество рабочих мест требует меньших бюджетов и оборудования, поэтому технологии в небольшом помещении должны быть экономически эффективными и простыми в использовании. Комплекты для видеосвязи, специально разработанные для хаддл-румов можно купить дешевле, чем ноутбук для сотрудников. А благодаря длительному жизненному циклу (от шести до восьми лет) вы получите отличное вложение на долгие годы.

3 подсказки для улучшения продуктивности во время видеоконференцсвязи

1. Количество участников
Ограниченный размер huddle room - отличная аналогия размера функциональной команды. Чем больше людей присоединяются к встрече, тем больше отвлекающих факторов. Используйте большие конференц-залы для запуска проекта, затем используйте хаддл-румы для рабочих встреч и а в конференц-зале просто делитесь результатами.

2. Оптимизировать комнату для видео
Большинство переговорных спроектированы с одним дисплеем, установленным на стене, и столом, прижатым прямо к стене. В небольших комнатах, такие как huddle rooms, стОит отдать предпочтение камере с широкоугольным объективом, чтобы помочь захватить участников встречи, сидящих рядом.

3. Будьте собой
Давно прошли времена видеоконференций, которые использовались исключительно для ежеквартальных заседаний совета директоров. Сейчас она превратилась в ежедневный способ общения. Точно так же, как текстовые сообщения, разговор по телефону или прогулка до стола вашего коллеги и личное общение, видеоконференция — это способ общения. Так что не волнуйтесь, когда дело доходит до камеры – не стесняйтесь и просто будьте собой!

Как оснастить huddle room: 5 предметов, необходимых для любого помещения для встреч

Если ваш офис только начинает искать решения для хаддл-румов или вы ищете способ оптимизировать свои старые переговорные с помощью современных технологий, стоит включить в свой дизайн следующие пять обязательных элементов:

1. Мебель
Следуйте своей корпоративной культуре, выбирая стили для своих huddle rooms. Многие компании выбирают уникальный дизайн для каждого помещения. Ограниченная площадь помещения позволяет вам сделать интересные решения без необходимости полной реконструкции всего офиса. Типичная комната будет рассчитана на четыре-пять мест с прочными рабочими поверхностями. Если дизайн комнаты для совещаний/конференц-зала и оформление интерьера не являются вашей сильной стороной, обратитесь за помощью к профессиональным дизайнерам или проконсультируйтесь с вашей любимой поисковой системой. Вот несколько ключевых слов, с которых можно начать: современный офис, отличная комната отдыха и креативный офис.


2. Дисплей
Ладно, ваша комната украшена витражным бетонным полом, мелиорированной дверью сарая, открытыми трубами, алюминиевыми столешницами для самолетов и стульями Herman Miller® - что теперь? Пришло время добавить технологий, которые превратят ваше стильное помещение в комнату для деловых людей. Независимо от того, проводите ли вы мозговые штурмы для последних маркетинговых видеороликов или анализируете отчет о продажах, для этого места крайне важно наличие дисплея для совместного использования. Команды не должны собираться вокруг ноутбука, чтобы посмотреть презентацию или провести видеоконференцию с другой группой. За последние несколько лет цены на дисплеи резко упали, поэтому спокойно выберите экран по вашему бюджету - но помните, что это все еще небольшое пространство, поэтому диапазон 42–55 дюймов, скорее всего, будет достаточным. При выборе высоты установки мы рекомендуем ориентироваться на уровень глаз сидящих людей.

3. Доска
Будь то традиционная белая доска (флипчарт), умная интерактивная или просто стеклянная панель, убедитесь, что вы не упускаете возможность записывать идеи и концепции. В конце встречи просто сделайте несколько снимков своей работы, чтобы вам больше не приходилось ее переписывать.

4. Атмосфера


Акустика
В связи с тем, что многие офисы переходят на более открытую планировку, как никогда важно, чтобы в помещениях для совместной работы не было шума и отвлекающих факторов. Звукоизоляция подавляет шум внутри и за пределами помещения, а грамотная настройка микрофонов и акустических систем может значительно повысить качество звука с естественным снижением окружающего шума и полным охватом помещения.
Освещение
Естественное освещение улучшает самочувствие и повышает вовлечённость сотрудников. Это прекрасное дополнение ко многим переговорным, но следует учитывать управление освещением в комнатах с окнами. Помещения под прямыми солнечными лучами в неподходящее время суток могут выглядеть размытыми на видео, а источник света непосредственно за объектом может сделать из него просто силуэт. Кстати, тут отлично помогут камеры с компенсацией задней засветки.

5. Видеосвязь
Видеоконференцсвязь позволяет членам команды участвовать в собрании, где бы они не находились. Поэтому, если в вашу команду входят региональные сотрудники или сотрудники, которые часто путешествуют, видеоконференцсвязь является разумным вложением средств для обеспечения связи вашей группы. При оснащении своей комнаты для совещаний видеоконференцсвязью не забудьте найти решение, которым легко управлять, которое отвечает вашим требованиям безопасности и надежности и, прежде всего, помогает вашим командам чувствовать себя как можно более сплоченными!


Если у вас еще остались вопросы по выбору оборудования для небольших переговорных, обращайтесь к нам по телефону +7 (495) 122-25-84 или пишите на почту sales@smart-av.ru и мы с радостью вам поможем.