5 советов по выбору оборудования для видеоконференций

5 советов по выбору оборудования для видеоконференций: изображение 1

Итак, настал момент, когда вам стало ясно, что ваши переговорные комнаты и залы нуждаются в обновлении или оснащении «с нуля». Оборудование для видеоконференций решает множество бизнес задач, но в то же время может быть сложным и дорогостоящим: от сотни тысяч до миллионов рублей. Естественно, вы хотите выбрать правильное решение для своих нужд, оставаясь в рамках бюджета. Наши 5 советов помогут вам сэкономить время и деньги на поиск лучшего оборудования для видеоконференций:

Совет № 1. Модульный подход к оснащению

Классические аппаратные системы конференцсвязи, например Polycom, Cisco, Yealink и др, предлагают для оснащения комнат решения «все в одном» - в состав терминала входят заранее определенные и не изменяемые модели микрофона, камеры, терминала и некоторой другой периферии. Такой подход гарантирует, что вы не столкнетесь с проблемами совместимости между компонентами устройства, но в то же время ограничивает вас в выборе и апгрейде.

Модульные решения для видеоконференций (на основе программных клиентов для видеоконференцсвязи), не ограничиваются в своем составе конкретными брендами или моделями периферийных устройств, и это дает вам больше выбора и возможностей для оснащения переговорных комнат. Например, вы можете использовать различные модели микрофонов, камер, акустических систем, и в любой момент модернизировать тот или иной компонент видеоконференций без необходимости изменения всей системы. Например, если количество человек за столом переговоров увеличилось, вы в любой момент можете увеличить количество видеокамер или использовать микрофоны «гусиная шея» вместо спикерфонов.

Совет №2. Инфраструктура видеоконференций

Существует три типа развертывания UC&C (Unified Communication and Collaboration): локальная, облачная и гибридная.

Облачная среда для видеоконференций разворачивается за считанные минуты и управляется поставщиком услуг. На стороне поставщика услуг также находятся необходимые аппаратные мощности. Облачный хостинг является лучшим вариантом для стартапов и небольших предприятий. Он предлагает удобную модель оплаты за использование, основанную на фактическом потреблении и количестве пользователей. Как правило, стоимость облачных услуг видеоконференций является самой низкой в сравнении с другими типами. Примерами подобных ВКС сервисов являются: Skype, Zoom, Hangouts и др.

При локальном развертывании (on-premise) видео инфраструктура размещается на аппаратных мощностях вашей компании и управляется внутренним ИТ-персоналом. Этот тип развертывания обеспечивает больший уровень безопасности, поскольку вы полностью контролируете свою видео инфраструктуру, а также позволяет работать в закрытой защищенной сети. Примерами on-premise решений являются YMS, iMind, Videomost, Skype4Business и другие.

Гибридное развертывание - это сочетание как локального, так и облачного подходов. Оно обеспечивает гибкость в работе за счет переключения рабочих нагрузок между обоими вариантами.

Выбор типа инфраструктуры для компании - непростое решение. Прежде развертывания локальной инфраструктуры и управления ею, перехода к "облаку" или гибридному варианту необходимо убедиться, что выбор системы видеоконференций и сопутствующих периферийных устройств совместим с вашим развертыванием сейчас или в будущем.

Совет № 3. Установка и техническое обслуживание

При выборе систем видеоконференций простота установки является важным решающим фактором в зависимости от имеющихся у вас ресурсов или желания инвестировать. Если вы не являетесь техническим экспертом, вам может понадобиться относительно гибкое решение «из коробки». Для более сложной системы потребуется ИТ-персонал более высокого уровня. Некоторые решения от поставщиков, например таких, как Polycom, потребуют профессиональной установки вашей системы с приездом технических специалистов поставщика.

Если у вас несколько конференц-залов с оборудованием для видеоконференций, удаленное центральное управление имеет решающее значение, чтобы избежать физического посещения конференц-зала при возникновении проблем. Убедитесь в том, что мультимедиа система помещения позволяет ИТ-отделу получать информацию о состоянии работы от устройств видеоконференций, применять обновления и управлять всей настройкой удаленно.

Совет № 4. Функционал видеоконференций

Функционал, который должны обеспечивать системы видеоконференций, относится к трем основным категориям: коммуникации, совместная работа и производительность:

• Коммуникация относится к любым функциям, которые облегчают и улучшают связь между участниками собрания: видеозвонки «точка-точка», многоточечные видеоконференции, запланированные совещания и так далее.

• Совместная работа - это функции, которые позволяют отображать и совместно использовать различные типы содержимого для облегчения совместной работы участников собрания: чаты, обмен файлами, голосования, видеозапись конференций.

• Функции производительности позволяют сократить время и усилия во время встречи.

Некоторые функции являются базовыми и существуют в большинстве решений для конференцсвязи, например, возможность начинать собрания «на лету» или по расписанию и присоединяться к ним, а другие будут зависеть от выбранной системы видеоконференций, так что давайте поговорим о них.

Одной из наиболее важных особенностей является общий доступ к файлам и возможность открытия и совместного использования документов из нескольких источников. Общий доступ к файлам или экрану ноутбука является распространенной функцией, но некоторые решения для видеоконференций также позволяют открывать, делиться и комментировать файлы с USB-устройства, из вложения приглашения календаря, общей сетевой папки или даже облачных дисков, таких как Google Drive, Microsoft OneDrive и Dropbox.

Некоторые системы позволяют добавлять участников по номеру телефона, поэтому можно просто позвонить и попросить их присоединиться к собранию. Виртуальная доска и возможность комментировать содержимое - это примеры основных функций, которых нет в Skype Room Systems или Microsoft Teams Room. Эти функции позволяют визуализировать идеи или комментировать файлы, что делает сеансы конференцсвязи более плодотворными и продуктивными.

Совет № 5. Размер конференц-зала

Конференц-залы имеют различную форму и размеры, и не все системы видеоконференций могут подойти для их оснащения.

Три наиболее распространенных набора видеоконференцсвязи, основанных на размере - это небольшие huddle-комнаты, средние и большие залы.

• Huddle-комнаты рассчитаны на команду от 1 до 5 человек. В состав оборудования обычно входят дисплей, микрофон или спикерфон и одна камера. Эти комнаты обычно используются для мозгового штурма и быстрых встреч. Особым моментом комфортного использования этих комнат служит акустическая подготовка помещения ввиду наличия большого числа стеклянных стен в них. Более подробно о Huddle rooms мы рассказывали в предыдущей статье.

• Конференц-залы среднего размера вмещают от 4 до 10 человек и обычно требуют установки дополнительных видео камер для лучшего видеозахвата присутствующих, большего числа спикерфонов, а также дублирующих телевизоров.

• Большие конференц-залы вмещают в среднем от 14 человек. При этом у каждого человека есть персональный микрофон «гусиная шея» для наилучшего захвата звука. Также таким залам присуще наличие более двух видеокамер, видеостена и система управления оборудованием в зале.

Независимо от размера помещения, стоит очень внимательно относиться к акустическому оформлению, чтобы время реверберации и разборчивость речи были в пределах комфортных значений, от этого зависит, как долго вы сможете проводить свои встречи, не уставая.

Об этом и более подробно про оснащение каждого типа переговорной комнаты мы расскажем в следующих статьях и это будет интересно.