Всё о видеоконференциях. Часть 2

В прошлой статье мы рассказывали об основных понятиях и решениях видеоконференцсвязи, а также давали советы по методикам проведения видео совещаний в организациях. 

В этой статье мы подробно остановимся на конкретных советах по оснащению переговорных комнат и культуре проведения видеоконференций внутри организации. 

Оптимизация конференц-залов для проведения видеоконференций

Многие организации движутся в сторону офисов с более открытой планировкой и быстро инвестируют в увеличение офисной недвижимости, вкладываясь при этом и в использование самых современных технологий в своих конференц-залах. Благодаря новой доступной технологии многие организации интегрируют видеосвязь в конференц-залы любого размера во всех своих офисах.

Небольшие комнаты (huddle-room)

Размеры до 2 х 2 метра, до четырех участников, один дисплей

Небольшие комнаты являются сейчас одним из наиболее быстро растущих сегментов конференц-залов. В поисках лучшей отдачи от уже существующих, недостаточно используемых помещений для телефонных переговоров помещений компании устанавливают в них недорогие решения видеоконференцсвязи. Такие помещения являются идеальным местом для совместной работы трех-четырех человек над проектом или для проведения видеоконференций с расширенным составом команды. 

Требования к видео: Ищите компактное решение с широкоугольной камерой, которое подойдет для небольшого пространства. Ключевыми факторами являются доступность и масштабируемость подобных решений.

Небольшие комнаты для собраний

Размеры до 3 х 3 метра, до шести-восьми участников участников, один дисплей

Небольшие пространства и комнаты для собраний предназначены для встреч небольших команд и групп сотрудников и их совместной работы в режиме реального времени. Добавьте интеллектуальную систему видеоконференцсвязи, и у вас будет помещение для работы, вмещающее до шести-восьми человек, собирающихся вместе для проведения эффективных встреч в режиме реального времени.

Требования к видео: Решающее значение для проведения конференций в небольших залах имеет простота использования оборудования. Ищите решение небольшого размера, не требующее специальной настройки после установки. Приоритет в небольших помещениях следует отдавать широкоугольному объективу, а не возможностям масштабирования изображения.

Конференц-залы среднего размера

Размеры 3 х 6 метров, до 30 мест, два дисплея

Для проведения встреч больших групп и построения отношений посредством регулярных деловых переговоров лицом к лицу идеально подходят типовые конференц-залы и залы заседаний. Количество мест может варьироваться от 6 до 30.

Требования к видео: Увеличенный размер конференц-зала приводит к необходимости использовать два экрана. Это позволяет видеть изображение участников на одном экране, а презентацию - на другом. В больших помещениях может потребоваться установить больше микрофонов и использовать камеры высокой четкости с оптической трансфокацией.

Большие помещения для всей команды

Размер помещения не менее 15 х 15 метров, количество мест не менее 30, не менее двух дисплеев

Самыми большими конференц-залами являются, например, учебные аудитории, классные комнаты и универсальные помещения, используемые для разных целей. В отличие от обычного стола для

переговоров, в подобных помещениях, скорее всего, будет предусмотрена специальная трибуна или сцена.

Требования к видео: для видео используются решения, которые можно монтировать в стойку и которые включают в себя входы и выходы для подключения большого количества устройств – от видеокамер и ноутбуков до цифровых видеорегистраторов и микрофонов. Это ключевые элементы, на которые нужно обращать внимание во время поиска решения для проведения видеоконференций в больших помещениях. Не менее важна возможность использования панелей управления и интеграции с оборудованием стороннего производителя.

Создание культуры организации видеоконференций

Видеоконференция – это больше, чем просто инструмент для встреч. Благодаря использованию видеосвязи сотрудники не только более сконцентрированы и вовлечены в ход собрания, но также получают возможность сформировать более естественные отношения со своими удаленными коллегами и клиентами за счет использования невербальных сигналов и языка жестов.

Что такое культура «видео в первую очередь»?

«Видео в первую очередь» (Video-first) - это организационная коммуникационная стратегия, в которой, в отличие от конференций, предусматривающих только голосовое общение, приоритет отдается инструментам видеоконференций. Многие организации перешли на эту концепцию для повышения производительности и вовлеченности сотрудников. Подобные передовые технологии востребованы не только новичками бизнеса, но и уже вполне состоявшимися предприятиями из-за заложенного в данной технологии конкурентного преимущества.

· Снижение расходов на командировки

· Повышение вовлеченности, улучшение сотрудничества и повышение производительности

· Оптимизация принятия решений в режиме реального времени

· Уменьшение обмена электронными письмами

Помимо инструмента проведения встреч

Даже если единственным вашим мотивом проведения видеоконференций является обновление формата обычных собраний, то вас ждет множество неожиданных бонусов. Вот несколько случаев использования видеоконференции в различных отделах, о которых вы, возможно, и не задумывались:

Подбор персонала и обучение

Нет ничего важнее личного общения, будь то интервью с новыми членами команды, проведение обучения или обсуждение развития карьеры. Специалисты по подбору персонала и команды обучения способны извлечь пользу из расширенного невербального общения, которое способна дать видеоконференция.

· Проведение видеоинтервью для отбора кандидатов

· Проведение виртуального обзора сотрудников

· Создание обучающих видео

Информационные технологии

ИТ-отделы известны своим интересом к любым технологиям, поэтому они обязательно найдут креативные способы использования видеоконференций. Переведите стандартную работу своего ИТ-отдела на новый уровень.

· Запись обновления процессов

· Поддержка удаленных сотрудников

· Развертывание справочной службы на базе видео

Профессиональные услуги

При управлении глобальными проектами видеоконференция предоставляет консультантам еще одно средство связи с клиентами. Теперь можно оставаться в курсе событий и в рамках бюджета без ненужных и дорогостоящих поездок.

· Экономия средств за счет отказа от дорогих поездок

· Взаимодействие с клиентами на расстоянии

· Используйте видео для обеспечения успеха проекта

Маркетинг и продажи

С помощью видеоконференций отделы маркетинга и продаж могут совместно работать над проектами, что позволит проводить более привлекательные кампании, обучающие клиентов и помогающие им принимать более обоснованные решения.

· Встречи с клиентами и сторонними агентствами

· Быстрая оценка потенциальных клиентов

· Возможность оставаться на связи во время путешествия

Проектирование

Сроки проведения исследований и разработок не могут зависеть от логистики командировок. Проектировщики смогут оптимально использовать свое время и время экспертов по всему миру, сотрудничая по видеосвязи. 

· Создание ежедневных видеоотчетов 

· Облегчение устранения ошибок 

· Обмен прототипами 

· Проведение контроля качества 

Здравоохранение

Видеозвонки позволят врачам общаться с пациентами лицом к лицу, а медицинским работникам сотрудничать при проведении исследований без совершения лишних поездок. 

· Расширение практической медицинской помощи пациентам 

· Сокращение времени на поездки и дней отсутствия на работе 

· Гибкие возможности обучения 

· Сотрудничество со специалистами по всему миру 

Образование

Несмотря на то, что академические курсы и программы все больше смещаются в виртуальное пространство, некоторые из них все еще нуждаются в преподавателе, которого невозможно заменить, к примеру, стандартным видеороликом о том, как решить математическую задачу. Наличие онлайн-инструментов для совместной работы позволяет студентам: 

· Лучше воспринимать информацию учебного курса 

· Создавать виртуальные учебные классы 

· Проходить дистанционное обучение 

· Сотрудничать с педагогами в других странах 

· Записывать контент и делиться им с остальным классом 

Выбор решения для видеоконференций

Первым шагом к любым инвестициям в технологии является не поиск поставщиков и сравнение цен, а оценка своих собственных уникальных потребностей. Когда дело доходит до выбора конкретной компанией решения для видеоконференций, важно учитывать не только потребности целевой команды, но и требования к масштабируемости и безопасности системы для организации. Преимущество облачного решения для проведения видеоконференций заключается в том, что по мере изменения этих потребностей вы можете легко увеличивать или уменьшать масштаб самой системы. 

Десять самых важных вопросов, которые нужно задать самому себе: 

1. Сколько местоположений нам нужно соединить? 

2. Есть ли у нас удаленные или работающие на дому сотрудники? 

3. Сколько всего сотрудников будет пользоваться услугой? 

4. Сколько конференц-залов необходимо оборудовать видео? 

5. Какие типы устройств должно поддерживать решение? 

o Система видеокамер конференц-зала 

o Компьютеры Mac 

o Компьютеры PC 

o Мобильные устройства/планшеты 

6. Важны ли факторы безопасности и шифрования? 

7. Можно ли использовать учетную запись аудиоконференции и веб-конференции для видеоконференции? 

8. Как сотрудники будут использовать службу? 

o Разговоры один на один 

o Многопользовательская групповая видеоконференция 

o Большие конференции, встречи всего коллектива 

9. Насколько технологична база наших пользователей? 

10. Какие основные функции должны быть у нашего видео решения? 

Так как услуги в области видео различаются, вы начнете понимать важность соответствия своих приоритетов решению, которое наилучшим образом подходит для ваших потребностей. Некоторые службы предлагают сочетание совместной работы и обмена контентом через Интернет, но не работают как многосторонняя видеоконференция. Другие предлагают аудио, видео и возможности веб-конференций, но не имеют функций корпоративного уровня. К таким функциям относится, например, единый вход, возможность записи и потокового вещания.