Всё о видеоконференциях

Ваша компания растет, открываются офисы по всему миру, сотрудникам все больше требуются гибкий график, инструменты для проведения встреч онлайн и более современные и эффективные пространства для совместной работы.

И хотя вы знаете, что видеоконференцсвязь способна помочь в удовлетворении этих запросов, и даже улучшить взаимодействие и совместную работу на территориально удаленных друг от друга площадках, сама идея ее реализации вас пугает?

Дочитайте до конца и, скорее всего, ваши страхи развеются без следа.

Введение в видеоконференцсвязь

В этой статье мы разберем основы видеоконференцсвязи, расскажем, с чего всё это начиналось, укажем причины, по которым стоит вкладывать в это средства, и дадим некоторые советы и рекомендации по выбору правильного решения для организации видеоконференций с учетом уникальных потребностей вашего бизнеса.

В этой статье вы сможете найти следующую информацию:

• Определение видеоконференцсвязи
• Эволюция конференцсвязи
• Подробный обзор решений видеоконференцсвязи
• Лучшие методики проведения видеоконференций

Что такое видеоконференция?

Видеоконференция – это конференция между двумя или более людьми, находящимся в разных местах и использующих устройства с поддержкой прямой передачи видеосигнала. Видеоконференцсвязь позволяет нескольким людям общаться лицом к лицу, находясь на большом расстоянии друг от друга, разговаривать, видеть изображение, передавать видео, текст и презентации в режиме реального времени через Интернет.

• 80% руководителей говорят, что использование видео для внутренних коммуникаций в наши дни уже становится нормой; в случае внешних встреч с этим согласны 84%;
• За два года использование видеоконференций выросло на 87%;
• 75% удаленных работников ощутили повышение своей производительности и улучшение баланса между работой и личной жизнью;
• 64% компаний проводят видеоконференции в небольших комнатах для совещаний (huddle room).

Эволюция конференцсвязи

Наиболее убедительной причиной инвестиций в коммуникационные технологии является повышение продуктивности. Никто никогда не покупал факс, чтобы сэкономить на почтовых марках. Электронная почта не создавалась для экономии бумаги. Все разработки в области технологий для офиса были всегда направлены на ускорение бизнеса.

История видеоконференцсвязи возвращает нас к концу 1950-х годов, когда ранние технологии конференцсвязи предоставили возможность организовать телефонный разговор с участием нескольких человек (вернее сказать, с использованием телефонных аппаратов установленных в нескольких разных местах). Конференцсвязь того времени позволила сократить количество авиаперелетов и ускорить процесс принятия решений, но при этом обеспечивала только передачу звука. В ней отсутствовал такой очень важный человеческий фактор, как эффект личной встречи. В наши дни эволюция конференцсвязи привела к формированию двух ее основных типов:

• Веб-конференции (вебинары)

С одной стороны, веб-конференция использует традиционную конференцсвязь и добавляет к ней определенное визуальное улучшение за счет предоставления общего доступа к презентации. Это позволяет участникам встречи просматривать один и тот же набор слайдов презентации и помогает поддержать иллюзию того, что люди находятся в одной комнате.

На сегодняшний день из зарубежных решений для проведения вебинаров наиболее известны Cisco Webex и Zoom. Российские разработчики так же не отстают: начиная от облачных решений webinar.ru и заканчивая решениями корпоративного уровня Mind Server. Причем функция вебинаров в решении Mind Server является лишь малой частью возможностей, которая предоставляет это решение.

• Видеоконференция

Другие усовершенствования конференцсвязи были сделаны за счет использования видео. Технология передачи видеосигнала больше ориентирована на личное, невербальное общение людей друг с другом, которое позволяет всем участникам собрания не только слышать голоса, но и видеть лица сидящих за столом.

По мере эволюции стало понятно, что лучшие аспекты веб-конференций во многом пересекаются с лучшими аспектами видеоконференций. В службы видеоконференций была встроена функция совместного использование экрана. Дорогая локальная инфраструктура и комнаты дистанционного присутствия освободили дорогу масштабируемым облачным решениям. А такие персональные устройства, как ноутбуки со встроенными веб-камерами и смартфоны, позволили легко присоединиться к видеконференции любому.

Хорошим примером качественного и динамично развивающегося продукта является Yealink Meeting Server (YMS).

Подробный обзор решения видеоконференцсвязи

Современное решение организации видеоконференций включает в себя централизованную облачную инфраструктуру, обеспечивающую маршрутизацию вызовов между персональными устройствами и оборудованием в конференц-зале. Но не все подобные решения одинаковы:

• Некоторые работают через единый центр обработки данных, в то время как другие предлагают избыточность и надежность за счет сети взаимосвязанных центров обработки данных.
• Некоторые предусматривают проектирование и изготовление специализированного оборудования для конференц-залов (Polycom, Cisco, Yealink), в то время как другие рекомендуют наборы оборудования от разных сторонних поставщиков (Mind, Vinteo, VideoMost).
• Некоторые ориентированы на региональные решения, в то время как другие расширяют масштаб до глобального охвата.

Решения видеоконференций для конференц-зала

Облачные модели позволяют легко превратить практически любую комнату с Интернет-подключением и электрической розеткой в высококачественное, поддерживающее видео пространство для совместной работы. Для проведения видеоконференции потребуется следующее оборудование:

• Дисплей конференц-зала

Наличие дисплея является очень важным, потому что изображение позволяет объединять людей. Кроме того, дисплей во время конференции можно использования в качестве общего экрана. Общее правило – чем больше комната, тем больше дисплей. Многие решения также предусматривают использование двух дисплеев, что позволяет выводить изображение участников конференции на один дисплей, а презентацию или другой контент на второй.

• Система видеоконференцсвязи

Система видеоконференций, состоящая из камеры высокого разрешения и кодека, передает и принимает зашифрованный видеосигнал, декодирует его и выводит на дисплей конференц-зала в режиме реального времени. Видеокамер и кодек конференц-зала могут быть раздельными (например, комплект SmartSet S2+, или представлять собой одно интегрированное устройство, например, Yealink VC200).

• Телефон для конференций

Специализированный телефон с сенсорным экраном используется для навигации по каталогу, управления панорамированием/наклоном/масштабированием камеры и другими функциями конференцсвязи. Для обеспечения кристально чистого звука используемые для конференцсвязи телефоны и микрофоны имеют функцию эхоподавления, автоматическую регулировку усиления и автоматическое шумопонижение. Отличным функциональным примеров служит IP-телефон корпоративного уровня Yealink CP960

Решения для видеоконференций на базе приложений

В наши дни конференц-залы уже практически не используются просто для личных встреч. Технология видеоконференций позволяет удаленным участникам работать из дома или даже присоединяться к встречам прямо на ходу. К счастью, для облегчения этой задачи некоторые решения для видеоконференций предоставляют собой мобильные приложения, а также настольные и веб-приложения с поддержкой функции WebRTC.

В наши дни приложение для проведения видеоконференций на имеющем камеру и микрофон персональном устройстве предоставит своему обладателю всё необходимое для использования видеосвязи прямо на ходу.

Лучшие методики проведения видеоконференций

Использование видео – от потокового видео в социальных сетях до видео-чата в режиме реального времени с близкими людьми – является для нашего времени вполне привычным. Но, как в случае любой технологии, всё еще существует человеческий фактор и элементы окружающей среды, которые могут повлиять на успех видеозвонков. Независимо от того, присоединяетесь ли вы к еженедельной встрече своей команды или проводите первое собеседование с соискателем посредством видео-собеседования, для обеспечения максимально эффективной и продуктивной видеоконференции удаленной стороне следует соблюдать несколько рекомендаций:

• В людных местах используйте гарнитуру

Несмотря на то, что в наше время провести встречу с использованием видео можно в любое время и в любом месте, зачастую этому может помешать обычная окружающая жизнь. Ношение гарнитуры в шумном, людном месте позволит практически исключить отвлекающее эхо и поможет другим участникам конференции слышать вас более четко. Если тихое место найти невозможно, обязательно используйте гарнитуру.

• Отключайте свой микрофон, когда не говорите

Если вы находитесь в шумном месте, а гарнитуры с собой нет, лучше всего отключать микрофон своего устройства, когда вам не нужно говорить (особенно если в разговоре участвует больше двух человек). Это значительно снизит фоновый шум для всех участников конференции.

• Не снимайте себя на фоне окна

Окна прекрасно подходят для естественного освещения вашего офиса, но при использовании в качестве фона при передаче видео могут негативно повлиять на качество, превратив вас просто в темный силуэт. По возможности старайтесь сидеть спиной к стене, а не к окну, или задерните шторы.

• Соглашайтесь на запись встречи

Запись проводимых в режиме онлайн встреч обычно приводит к снижению количества не относящихся к делу разговоров и позволяет решать только рабочие задачи. Просто известите своих коллег о начале записи конференции и при необходимости поделитесь этой записью со всеми участниками.

• Не забывайте об этикете

Несмотря на то, что при проведении видеоконференций может создаваться ощущение нахождения всех участников в одной комнате, помните о том, что нельзя поворачиваться спиной к экрану и блокировать обзор камеры, чтобы удаленным участникам всегда было всё видно. И не забывайте всегда прощаться с участниками на экране, как со всеми остальными участниками конференции, перед тем как покинуть собрание.

• Человеческий фактор

Видеоконференция является обычной частью вашего повседневного рабочего дня, такой же, как общение лицом к лицу или в чате. Эта технология – не какая-либо сложная и узкоспециализированная область, а еще один способ общения с людьми в офисе. Сделайте все возможное, чтобы сосредоточиться на своей встрече и коллегах, а не на том, как вы выглядите на экране.

В следующей статье мы расскажем Вам про оптимизацию переговорных комнат для проведения видеоконференций, про создание культуры видеоконференций в компании и про конкретные решения для проведения совещаний с удаленными участниками.