Введение в мир видеоконференций

Видеоконференция уже давно не является технологической концепцией, относящейся к миру будущего. Видеоконференции были доступны и использовались во многих правительственных и коммерческих организациях по всему миру с конца 1980-х годов. При этом данный инструмент постоянно развивался, и за последние 20 лет стал практическим стандартом связи на расстоянии.

Так что же побуждает развитие таких эффективных коммуникационных инструментов, как видеоконференции?

• Возможность не тратить время и деньги впустую на поездки для проведения встреч.
  • По имеющимся оценкам более половины профессионалов в различных отраслях бизнеса тратят примерно 30 минут в день на использование неэффективных методов общения.
• Возможность устранить коммуникационную пропасть.
  • Недостаточно эффективные средства коммуникации обходится предприятиям ежегодно в сотни миллиардов долларов.
  • 60% общения относится к невербальной сфере.
• Возможность оказывать непосредственное влияние на сроки выполнения работ вашей организацией.
  • 72% людей считают, что эффективная конференцсвязь даст им гораздо больше свободного времени.

Основы видеоконференции

Определение видеоконференции

Видеоконференция – это технология передачи изображения, звука и данных по коммуникационной сети, позволяющая географически удаленным участникам проводить встречи в режиме реального времени.

Как работает видеоконференцсвязь

Наиболее простым случаем видеоконференции является соединение между двумя площадками. На каждой из площадок организована интерактивная передача звука и изображения в режиме реального времени, что позволяет встречаться лицом к лицу с людьми по всему миру, не выходя из своего офиса.

Видеоконференция представляет собой передачу звука и изображения по сети в виде сжатых видео/аудиосигналов. Получаемый от камеры видеосигнал и сигнал от микрофона «кодируются» (сжимаются до пределов доступной полосы пропускания), а затем на другом конце соединения «декодируются» обратно в видеосигнал и аудиосигнал. Таким образом формируются двунаправленные синхронные соединения между двумя или более площадками.

Качество изображения видеоконференции

Качество изображения при проведении видеоконференции зависит от трех факторов: пропускной способности сети, частоты кадров изображения и выбора оборудования. Чем более широкая полоса пропускания сети доступна, тем быстрее передается сигнал и тем качественнее будет звук и изображение. Большинство систем видеоконференцсвязи осуществляют передачу изображения с частотой 30 кадров в секунду. Это означает, что изображение обновляется 30 раз в секунду, сохраняя плавность движения. И, наконец, на качество изображения в значительной мере влияет качество используемой видеокамеры.

Качество звука видеоконференции

Аудиопоток во время видеоконференции передается с некоторой задержкой, что позволяет на принимающей стороне синхронизировать звук с изображением. Качество звука зависит от доступной полосы пропускания сети и характеристик используемого оборудования. Правильный выбор динамиков и микрофонов и их продуманное размещение в конкретном помещении способны значительно повлиять на качество звука в лучшую сторону.

Типы видеоконференций

Видеоконференция может иметь двухточечную (используются две площадки) или многоточечную (три площадки или более) конфигурацию. Во время таких конференций все участники будут постоянно слышать друг друга.

А то, что они увидят, зависит от настройки видеоконференции:

В режиме активации голосом участники будут видеть на экране того, кто выступает в данный момент или того, кто говорил последним.

В режиме постоянного присутствия участники будут видеть всех своих собеседников в окнах на экране. Расположение окон на экране зависит от количества участников и выбранной схемы отображения:

Многие функции систем видеоконференций работают в соответствии с международными стандартами. Это обеспечивает пользователям беспрепятственную связь между различными сетями или оборудованием разных производителей и устраняет любые проблемы взаимодействия.

В первую очередь надо понимать, как транспортировать сигналы видеоконференции. Критериями принятия решения по выбору сетевого соединения являются предполагаемое использование, доступная скорость передачи, требования к качеству изображения и стоимость. Потенциальные пользователи должны оценить свою инфраструктуру (маршрутизаторы и другое оборудование), чтобы гарантировать поддержку передачи видеосигнала необходимого качества.

Необходимое оборудование

Для проведения видеоконференции необходимы видеокамера и микрофон в качестве источников изображения и звука, а также дисплей и динамики для их отображения и воспроизведения. Кроме того, для передачи сигналов по сети необходимы специальные кодирующие устройства. Количество используемого во время видеоконференции оборудование зависит от размеров помещения, количества участников и требований, выдвигаемых к просмотру и прослушиванию. В частности, от этого зависит количество установленных в помещении дисплеев, тип применяемых камер (включая камеры с функциями панорамирования/наклона/трансфокации), выбор микрофонов (который достаточно широк и включает настольные, потолочные и беспроводные модели). Большинство дисплеев уже оборудовано динамиками, достаточными для проведения небольших видеоконференций. Для адекватного вывода звука в больших конференц-залах или системах с более сложными требованиями необходимо предусмотреть установку дополнительных акустических систем.

В системах видеоконференцсвязи может использоваться такое дополнительное оборудование, как проигрыватели DVD, документ-камеры, проекционные системы, персональные компьютеры или ноутбуки, дополнительные микрофоны или аудиосистема, дополнительные камеры, сенсорные панели управления или электронные доски.

Благодаря прошедшей с конца 1980-х годов стандартизации сетевых протоколов и оборудования теперь пользователи могут абсолютно беспрепятственно общаться друг с другом по видеосвязи, как раньше по обычному телефону.

Видеоконференции можно использовать в качестве замены или в виде дополнения встреч, проводимых между удаленными друг от друга площадками. Статистика показывает, что профессионалы бизнеса проводят на собраниях больше трети своего рабочего времени. Руководители посещают десятки встреч каждый месяц. Теперь добавьте время, потраченное в аэропортах, включая прохождение всех кордонов безопасности, поездки в аэропорт и из него, и время, проведенное в отеле. Зачастую, потраченное на это время намного превышает время, проведенное на самой встрече.

Если вы хотите…

• сэкономить время
• уменьшить расходы
• улучшить взаимодействие
• повысить продуктивность
• получить конкурентное преимущество

…вам просто необходимо начать использовать видеоконференции.

Снижение затрат за счет

• Сокращения расходов на поездки.
• Более разумного распределения ресурсов (бюджета и персонала).
• Использования существующей избыточной пропускной способности и/или имеющегося аудио/видеооборудования.

Улучшение коммуникаций за счет

• Устранения недостатков традиционных способов общения, предоставляющих ограниченные возможности.
• Повышения эффективности общения. Встречаясь с партнерами и клиентами, помните, что они запоминают 20% того, что слышат, 30% того, что видят, но 70% того, что видят и слышат одновременно.
• Включения удаленных офисов в обмен визуальными данными в реальном времени.

Повышение производительности за счет

• Исключения пустой траты времени в аэропортах, такси и отелях.
• Возвращения к обычной работе за считанные минуты после проведения встречи.
• Ускорения процессов принятия решений.
• Проведения более эффективных встреч.

Повышение степени участия за счет

• Привлечения на встречи большего числа сотрудников без дополнительных затрат.
• Участия во встречах по всему миру.

Получение конкурентных преимуществ за счет

• Ускорения бизнес-процессов.
• Сокращения времени на достижение маркетинговых целей.
• Ускорения процессов исследований и разработок.
• Более быстрого устранения критических проблем.
• Более быстрого обращения с клиентами.

Улучшение морального состояния за счет

• Обеспечения лучшего баланса между профессиональной и личной жизнью персонала, работа которого связана с командировками.
• Улучшения общего морального состояния за счет более широкого вовлечения сотрудников.
• Снижения стресса сотрудников из-за командировок.

Теперь, когда главные преимущества видеоконференций стали понятными, у большинства может возникнуть вполне резонный вопрос о том, где видеоконференции можно использовать.

Руководство и менеджмент

• Заседания совета директоров
• Анализ деятельности компании
• Совещания по стратегическому планированию
• Встречи персонала

Человеческие ресурсы

• Отношение с инвесторами и связи с общественностью
• Пресс-конференции
• Проведение интервью и поиск персонала
• Реклама компании
• Разрешение споров между сотрудниками
• Обучение

Продажи и маркетинг

• Создание команд и отработка взаимодействия
• Прогнозирование и встречи персонала
• Реклама продукции
• Управление проектами
• Фокус-группы
• Встречи с клиентами и поставщиками

Обслуживание клиентов и оперативная деятельность

• Службы поддержки и кол-центры
• Управление клиентами
• Логистическое и стратегическое планирование

Финансы и учет

• Разработка бюджета
• Стратегическое планирование
• Аудиторские проверки
• Юридические консультации

Организация производства и проектирование

• Обсуждение проекта
• Мгновенная оценка препятствий в развитии
• Удаленная техническая поддержка или управление
• Отзывы клиентов
• Устранения языковых или переводческих проблем при международной деятельности

Юридическая служба

• Стратегическое планирование
• Слияния и поглощения
• Депонирование или удаленная экспертиза
• Разрешение вопросов путем переговоров

Отрасли, которые первыми стали использовать видеоконференции:

• Юридические фирмы / Юридические услуги
• Деловые услуги
• Производство
• Финансы / банковское дело
• Архитектура и строительство
• Недвижимость
• Аэрокосмическая
• Развлечения и СМИ

Существуют и другие, более специализированные приложения, которые также ощутили положительное влияние от использования видеоконференций.

Дистанционное обучение

Видеоконференции широко используются в образовательных программах, которые могут охватывать тысячи студентов по всему свету. В данном случае видеоконференция является не методом обучения, но средством доставки знаний как можно большему числу обучающихся.

Телемедицина

Инструменты проведения видеоконференций предоставляют медицинским учреждениям и врачам возможность проводить консультации дистанционно для регионов, в которых недостаточно специалистов необходимой специализации или квалификации. К телемедицине также можно отнести проведение удаленного консультирования, продолжение образования и получение «второго мнения».

Задавайте правильные вопросы

При покупке первого автомобиля или любого другого первого устройства в своей жизни обычно каждый полагается на мнение друзей или членов семьи. Оно помогает понять, что искать или какие вопросы задавать. То же самое относится и к выбору первой системы видеоконференцсвязи. Ниже приводится пошаговая инструкция, основанная на опыте тех, кому удалось получить успешный и экономичный инструмент общения.

Шаг 1: Определите для себя область использования

Выберите несколько приложений, которые существуют в вашей организации сегодня. С каждым следующим приложением окупаемость ваших инвестиций будет только улучшаться. Уясните потребности всех групп пользователей, чтобы направить инвестиции на пользу нескольким отделам.

Шаг 2: Приспособьте или интегрируйте традиционные средства общения

Необходимо адаптировать технологию к сообществу пользователей, а не наоборот. У вас уже имеются средства или инструменты, которые нужно интегрировать в видеоконференцию? Как ваша группа пользователей проводить встречи сейчас, чтобы получить возможность приспособить привычный стиль общения к новым технологиям?

Шаг 3: Стратегия развития вашей сети

Оцените свои требования к пропускной способности, а также расширение и рост потребностей в будущем с точки зрения управления трафиком видео. Сеть является важной составляющей любой коммуникационной системы. И ее роль становится все более важной с объединением передачи голоса, видео и данных.

Шаг 4: Разработайте систему оценок рентабельности инвестиций

Соберите текущую статистику по встречам и использованию конференц-зала. Это позволит определить текущие потребности и спрогнозировать будущий рост. Рассмотрите возможность совместного или раздельного развертывания ресурсов, как для оборудования, так и для сети.

Шаг 5: Определите внутренние процедуры

Начните с получения финансового одобрения от высшего менеджмента компании. Для утверждения бюджета им нужно четко понимать преимущества и рентабельность инвестиций. Это позволит оправдать их стоимость. Перед развертыванием определите требования к обучению и внутренние правила использования видеоконференций. Установите цели повышения производительности и требования к ведению отчетности, что позволит доказать успех или оправдать внесение изменений. Определите возможности экономии и перераспределения бюджета.

Шаг 6: Планирование реализации, обслуживания и поддержки

Немедленно разработайте процедуру планирования. Можно использовать существующую программу или рассмотреть новый инструмент управления сетью. Определите приоритеты распределения ресурсов, учитывая конференц-залы, системы и поддержку. Определите, какой уровень обслуживания и поддержки необходим для каждого объекта и как сообщество пользователей сможет получать необходимую помощь.

Специалисты нашей компании помогут вам подобрать оптимальное оборудование под ваши задачи и развернуть систему видеоконференцсвязи в вашей организации быстро и эффективно. Обращайтесь!