Проектирование зала для видеоконференций

Время меняет методы ведения бизнеса. Бюджеты сокращаются, комнаты для совещаний, как обычно, всегда заняты, а дедлайны всегда кажутся ближе, чем хотелось бы. Разумеется, руководителям компаний приходится реагировать и искать пути повышения прибыльности и эффективности своего бизнеса. При этом зачастую для повышения эффективности самое простое решение является и самым правильным. А самый простой способ улучшить современный бизнес – это больше общаться и делать это как можно лучше.

Именно поэтому современные компании в качестве самого доступного решения используют возможности видеоконференций. Имеющиеся на современном рынке продукты и программы предоставляют сотрудникам компаний возможность общаться чаще и эффективнее с помощью системы видеоконференций.

 

 Проектирование зала для видеоконференций: изображение 1

 

Те, кто не прилагает большие силы к общению с коллегами, партнерами, поставщиками и, что наиболее важно, со своими клиентами, неизменно отстают от своих конкурентов, которые наладили более эффективный процесс общения. Правильное общение начинается на уровне офиса и распространяется на все указанные выше заинтересованные стороны.

Использование таких передовых коммуникационных технологий, как видеоконференции, несомненно, даст вашему бизнесу конкурентное преимущество. Общение лицом к лицу с большим количеством людей позволит установить более продуктивные отношения не только с клиентами, но и с партнерами. Это укрепит доверие к вашему бренду и обеспечит производство ценных и значимых продуктов и услуг. Видеоконференцсвязь легко интегрируется в любую компанию, и ее преимущества становятся очевидными практически сразу.

Видеоконференция повышает производительность

В наше время изменилось само понятие офиса. Поскольку предприятия становятся все более глобальными, значит, и работают они не всегда только из одного офисного здания. Теперь можно работать из кафе, из гостиничных номеров, из арендованных площадей в больших городах и из небольшого офиса в здании штаб-квартиры. Видеоконференция позволяет соединяться со всеми удаленными рабочими станциями и проводить эффективные встречи со всеми своими партнерами.

 

Проектирование зала для видеоконференций: изображение 2

 

Кроме того, системы видеоконференцсвязи позволяют вести запись проводимых встреч, делиться ими с теми, кто не мог присутствовать, а также сохранять для дальнейшего использования. К примеру, это позволяет ускорить программы обучения и сделать так, чтобы они соответствовали лучшим современным практикам вашего бизнеса.

Видеоконференция позволит сэкономить время и деньги

Командировочные расходы способны съесть значительную часть любого бюджета. Сотрудникам нужно время, чтобы добраться из пункта А в пункт Б, заселиться в отель, добраться до филиала. А все это требует средств, которые можно было бы направить на другие проекты. Проще говоря, теперь во многих случаях поездка на встречу просто не имеет ценности.

 

Можно значительно сократить свои командировочные расходы, используя технологию видеоконференций. Больше не потребуется отправлять своих сотрудников в командировки на несколько дней или даже недель, чтобы встретиться с удаленными партнерами, если можно будет просто пообщаться с ними лицом к лицу по видеосвязи.

Видеоконференция позволяет общаться более эффективно

Любой из нас получал расплывчатые, непонятные или просто бесполезные электронные письма. Во многих случаях это не является виной человека, написавшего такое письмо, просто вы неверно его истолковали. Общение – это больше, чем просто слова на бумаге. Именно нюансы, оттенки голоса или жесты и выражение лица, делают общение таким, какое оно есть. Чтобы эффективно общаться, нужно иметь возможность видеть говорящего. И именно видеоконференции ограничивают вероятность неправильного толкования и недопонимания. В конечном итоге это облегчает принятие решений и позволяет гораздо быстрее продвигаться вперед в реализации проектов.

 

Проектирование зала для видеоконференций: изображение 3 

 

Кроме того, системы видеоконференцсвязи позволяют подключаться к одному и тому же видеоканалу десяткам людей, что дает возможность менеджеру или руководителю группы одновременно передавать один и тот же набор инструкций или другую информацию многим людям. После этого должна отпасть необходимость в рассылке десятков электронных писем и последующих телефонных переговорах. Хотя сделать по окончании протокол встречи все же имеет смысл. Во многих офисах уже имеются помещения, которые можно легко превратить в комнату для проведения видеоконференций.

Что необходимо включить в конференц-зал

Лучшие помещения для видеоконференций гостеприимны, доступны и, самое главное, удобны. В них должно быть всё, что нужно для проведения успешного совещания или собеседования. Если вы учтете следующие факторы, то сможете создать отличное пространство для видеоконференций.

Улучшенное освещение

При использовании видеооборудования освещение имеет не меньшее значение, чем при профессиональной съемке кинофильмов. Во многих офисах для освещения рабочих мест используются обычные люминесцентные лампы. Для видеоконференций такое освещение совсем не идеально. В конференц-зале необходимо иметь источники света нескольких разных видов и интенсивностей. Подумайте о том, чтобы добавить подсветку позади мест участников, а также осветить стены. Это поможет создать более равномерную освещенность всего помещения. Изображение участников видеоконференции будет более ярким и четким, и их собеседники на другом конце соединения смогут четко видеть выражение лиц и язык тел.

 

Проектирование зала для видеоконференций: изображение 4 

 

Аналогичным образом подумайте о любом естественном освещении, которое может проникать в комнату. В ясные и солнечные дни окна конференц-зала могут пропускать слишком много солнечного света. Это может привести, например, к появлению бликов на экране или сделает вашего собеседника «невидимым» (черное пятно на светлом фоне), что затруднит удаленной стороне просмотр. Простое добавление штор или жалюзи позволит легко устранить эту проблему. Кроме того, шторы дадут дополнительное преимущество, не только приглушая звуки, идущие снаружи, но и снижая реверберацию внутри помещения.

Внимательно оцените покрытия всех поверхностей

Прежде чем приступить к настройке нового оборудования для видеоконференций, важно взглянуть на пол, стены и даже потолок конференц-зала. Если в комнате паркетные полы, возможно, придется положить ковер или ковровое покрытие. Паркет на полу легко отражает звук, поэтому любые шарканья ногами или перемещения стульев будут слышны очень четко. Ковровое покрытие приглушает подобные звуки, гарантируя, что они будут мешать выступающим.

 

Проектирование зала для видеоконференций: изображение 5 

 

Помещения с большими, ровными и отражающими свет блестящими стенами и потолками также легко будут отражать и звук, по крайней мере, по сравнению с комнатами, в которых используются звукопоглощающие панели. В качестве средства уменьшения шумов можно разместить на стенах и потолке акустические панели. Даже такие простые вещи, как картины на стенах, способны поглощать звуки в комнате. В качестве общего правила помните, что мягкие поверхности поглощают звук, а твердые поверхности его только усиливают. А чем тише комната, тем выше будет качество звука видеоконференции.

Чего следует избегать в помещении для видеоконференций

Душные и тесные конференц-залы, в которых используются труднодоступные технологии, будут использоваться с гораздо меньшей вероятностью, что превратит ваши инвестиции в бесполезно потраченные деньги и отрицательно повлияет на успешность всего вашего бизнеса. Чтобы предложить своим клиентам уютное пространство для конференций, помните следующее:

Избегайте остекления

Современная архитектура любит стекло за внешний вид и те ощущения, которые оно дает. Современному бизнесу нравится, как стекла отражают их приверженность полной прозрачности в практике ведения бизнеса. Комнаты с множеством стеклянных стен, окон и столов могут быть интересны с точки зрения создания современных рабочих мест, но абсолютно не подходить для проведения видеоконференций. Звук легко отражается от стекла, создавая эхо в помещении. В результате у ваших собеседников на дальнем конце соединения создается ощущение, будто вы кричите на них из другого конца очень длинного коридора. Кроме того, у стекла имеется не самая лучшая особенность легко отражать свет. Это может вызывать появление бликов на камере, что приведет к размыванию цветов и общему ухудшению изображения.

Избегайте ярких цветов и узоров

Возможно, в комнатах, которые окрашены в смелые цвета и сложные узоры, интересно работать, но только не во время видеоконференцсвязи. Цвета могут напрягать зрение зрителя, а орнаменты отвлекать, что помешает провести эффективную и продуктивную встречу.

Избегайте центра здания

В некоторых случаях, в зависимости от расположения вашего офиса в здании, этого невозможно будет избежать. Обычно центр здания является его самой шумной частью. Это связано с тем, что вокруг расположены рабочие места, офисы, комнаты отдыха, туалеты и инженерные коммуникации, которые создают шум в вашем конференц-зале. Несмотря на то, что акустические панели и поглощающие звук шторы способны минимизировать шум внутри помещения, наличие внешних шумов, скорее всего, приведет к созданию определенного фона во время конференции, который может отвлекать и раздражать тех, кто находится на другом конце соединения.

Размер комнаты для видеоконференцсвязи

Несмотря на постоянно растущую популярность специализированных комнат для видеоконференций, некоторые небольшие в прямом и переносном смысле предприятия продолжают считать, что конференц-зал – это роскошь, которую они просто не могут себе позволить. Однако реальность такова, что гибкость этой технологии такова, что ей может воспользоваться любое предприятие. Всегда можно найти систему, которая подойдет для определенных размеров помещения. Более того, систему видеоконференций всегда можно настроить в соответствии с имеющимся пространством, даже если ваш офис в действительности является лишь уголком вашей гостиной.

Несмотря на всё обилие предлагаемых на рынке систем видеоконференцсвязи, во время выбора необходимо обязательно помнить о следующем:

  • Система видеоконференцсвязи должна быть простой в использовании, простой в настройке и позволять легко устранять неисправности.
  • Какую бы систему вы ни выбрали, она должна быть совместима с системами, которые используют ваши деловые партнеры или удаленные рабочие группы.
  • Ваша система должна допускать расширение – добавление в нее в случае необходимости или в случае изменения потребностей большего количества камер, мониторов, микрофонов и других аксессуаров.
  • В системе следует использовать камеры и микрофоны только высокого качества.
  • Безопасность системы должна быть очень высокой и хорошо поддерживаться производителем.
  • Технологии и оборудование следует искать у надежного и проверенного поставщика.

Кроме того, необходимо заранее обдумать отведенный на систему бюджет и интенсивность использования оборудования. Выбирайте лучшую систему, какую только можете себе позволить, так как она будет работать дольше и ее будет проще использовать в долгосрочной перспективе.

Независимо от размеров вашего бизнеса, всегда можно найти то, что будет соответствовать вашим потребностям. В любом случае, внедрение технологии видеоконференций позволит повысить эффективность работы. Эта технология даст вашему предприятию еще один способ расширения и откроет возможности для сотрудничества с новыми партнерами и клиентами.

Специалисты нашей компании помогут вам подобрать оптимальное оборудование под ваши задачи и развернуть систему видеоконференцсвязи в вашей организации быстро и эффективно. Обращайтесь!

0Комментарии

Чтобы оставить комментарий необходимо Войти