Готовые комплекты
Минпромторг России
Камеры для конференций
Спикерфоны
Конференц-системы
Системы отображения
Звуковое оборудование
Медиакласс
Микрофоны для конференц-связи
Интерактивные трибуны
Акустические кабины
Оборудование для телемедицины
Конференц-телефоны
Терминалы ВКС
Коммутация
Готовые решения
Запись и трансляция
Системы бронирования
Аксессуары
Несколько лет назад деловое общение в формате видеоконференций стало необходимостью. Тогда тотальный переход на удаленную работу сделал общение в сети единственно возможным. Но даже сейчас многие компании не спешат возвращаться к привычному режиму, разрешая сотрудникам трудиться дистанционно. На этом фоне особую важность приобретает цифровой этикет — правила общения в сети. В частности, культура проведения видеозвонков, которой до сих пор владеют не все.
Специалисты Smart-AV составили список из 10 полезных рекомендаций, как вести себя во время видеоконференции, чтобы все участники чувствовали себя комфортно, а беседа была результативной.
1. Если видеозвонка можно избежать — его нужно избежать
У видеозвонков мало поклонников. Это продиктовано самыми разными факторами: кому-то не хочется включать камеру и показывать свою квартиру незнакомцам, кто-то предпочитает все вопросы решать в письменном виде, а не вести долгие разговоры. Во время пандемии многие работники столкнулись с избытком видеозвонков — конференции назначались по поводу и без. Именно поэтому разумно обдумать целесообразность звонка как такового. Если вопрос реально решить одним электронным письмом, то от видеоконференции стоит отказаться.
2. Установить параметры дискуссии
Видеозвонки часто вызывают дискомфорт из-за своей продолжительности. Беседа, которая длится более 40 минут, вряд ли будет продуктивной — спикеры начнут отвлекаться, потеряют нить разговора или забудут, с чего вообще начинался звонок. Поэтому перед началом конференции стоит составить план дискуссии. Если по количеству пунктов в плане понятно, что разговор затянется, лучше разбить тему на отдельные блоки и устроить несколько коротких звонков.
На этом же этапе нужно определить число участников. Не стоит приглашать на конференцию всех подряд, просто на всякий случай — это покажет, что инициатор звонка не бережет чужое время. Если оказалось, что кому-то из сотрудников полезно знать озвученную во время разговора информацию, ему можно отправить запись беседы или результаты обсуждения в письменном виде. Но даже если тема конференции касается многих работников, желательно, чтобы участников было не более 10.
3. Подготовить документы и поделиться ими
В реальном офисе сотрудник не придет на совещание с пустыми руками, чтобы посреди встречи убежать в свой кабинет за нужными документами. Необходимые файлы, презентацию и материалы он наверняка сразу возьмет с собой. Видеоконференций это правило тоже касается: нужно подготовить все данные заранее, чтобы не заставлять других участников ждать, пока документы найдутся в памяти компьютера.
Материалы, которые должны увидеть все коллеги, стоит отправить им до начала звонка. Прислать их можно вместе со ссылкой на онлайн-встречу. Кстати, согласно цифровому этикету, ссылку создает и отправляет участникам встречи тот, кто их на эту встречу пригласил.
4. Проверить технику
Важно заранее позаботиться обо всех необходимых инструментах для видеоконференции. В первую очередь, о камере с высоким качеством изображения. Например, веб-камера SmartCam SC26A обеспечивает плавное и детализированное изображение в формате 4К за счет частоты в 30 кадров в секунду. У камеры есть алгоритм удаления шумов, чтобы картинка была чистой и четкой. Подробнее об этой камере и ее преимуществах рассказали здесь.
Также разумно приобрести спикерфон — устройство из микрофонного массива и динамиков для проведения переговоров и конференций. Одна из востребованных моделей — Maxhub BM21. Система из шести микрофонов улавливает звук с расстояния до пяти метров, передает его без искажений, шума и эха. Подробнее о спикерфоне рассказали здесь, а в этой статье детально описано, как выбрать спикерфон и не пожалеть.
Видео и звук стоит проверить заранее, чтобы минимизировать риск проблем во время конференции. Также полезно познакомиться с платформой, на которой будет проходить звонок — например, нет ли на ней ограничений по числу участников или времени беседы.
5. Выбрать место
Когда в кадр во время звонка попадают домашние животные, это только умиляет собеседников. Но если кошка или собака начинает мешать и сбивает спикера с мысли, это вызовет раздражение, каким бы милым ни был зверек. Поэтому перед конференцией желательно переместиться в уединенное и тихое место. При этом лучше сесть лицом к окну или другому источнику света — в противном случае яркое солнце из-за спины собеседника будет бить в глаза другим участникам звонка и мешать им сосредоточиться на теме обсуждения.
6. Использовать настоящее имя и фото
Забавные прозвища и имена любимых героев кино лучше оставить для личной почты или аккаунта в соцсети. В профиле на платформе для видеоконференций нужно использовать только настоящее имя и, желательно, реальное фото. Это особенно важно, когда участники не знакомы друг с другом — забыть имя собеседника легко, а ник вроде «ГермионаРомашка» не только не поможет, но запутает еще больше.
7. Следовать правилам привычной этики
Переход на удаленный формат работы доказал, что далеко не все люди осознают простую истину: вести себя вежливо необходимо не только в реальности, но и в сети. В контексте видеоконференций к элементарной вежливости можно отнести, например, пунктуальность и извинения в случае опоздания. Кроме того, как и в обычной жизни, во время видеозвонка стоит представить друг другу всех участников встречи, которые не знакомы. Это делает организатор конференции, который обычно берет на себя роль модератора беседы.
Также важно слушать собеседников, не перебивать и не отвлекаться от разговора на посторонние занятия. Правила поведения, которым учили в детском саду и начальной школе, в полной мере применимы к видеоконференциям.
8. Корректно использовать камеру
Камера должна быть включена все время видеоконференции. Покидать кадр, если камера работает, неправильно. Если необходимо повернуться, лучше двигаться вместе с камерой — современная техника предоставляет возможность поворачивать объектив под разными углами.
Лучше заранее установить камеру на уровне глаз и смотреть именно в нее, а не на экран. Это создаст эффект прямого взгляда в глаза, благодаря чему наладить контакт будет проще.
9. Слушать активно, говорить медленно
Видеосвязь устанавливает невидимый барьер между участниками беседы. Спикерам сложнее улавливать реакции друг друга, поэтому важно научиться искусству активного слушания. Для этого важен не только взгляд в камеру, но и реакция мимикой на высказывания собеседников. А вот жестикулировать надо по минимуму — это и в реальности, и через экран плохо воспринимается окружающими.
Чтобы быть понятым, лучше замедлить скорость своей речи. Темп стоит выбрать средний, проговаривать слова четче. А когда выступление закончилось, нужно выключить микрофон, чтобы не создавать дополнительных шумов, пока говорят остальные.
10. Подвести итоги
В конце встречи модератор коротко озвучивает, к чему пришли участники конференции. Например, повторяет сроки выполнения задачи или перечисляет дальнейшие шаги в работе над проектом. Он же благодарит участников, а после того, как все попрощались, последним покидает беседу.
Результат встречи желательно зафиксировать. Для этого можно оформить отчет в свободной форме, где расписать по пунктам обсужденные темы, планы, сроки, имена ответственных сотрудников и другие согласованные детали. Отчет необходимо отправить всем участникам прошедшего звонка.
Что важно запомнить
Для видеоконференции действуют все те же правила, что и для обычной встречи: приехать вовремя и в соответствующей мероприятию одежде, не перебивать, слушать внимательно и не отвлекаться на птичек за окном.
Однако у онлайн-звонков есть и особые нюансы, которые необходимо учитывать. Например, выбрать добротную технику и проверить ее заранее, найти тихое место для разговора, смотреть в камеру, а не на экран. Следуя этим простым рекомендациям от специалистов Smart-AV, легко создать дружелюбную и комфортную атмосферу, благодаря которой любая видеоконференция пройдет успешно.
